随着企业高管对使用电子采购软件（或电子采购）作为带来更积极的结果的一种手段越来越感兴趣，行业领导者已经开始使用该技术的新方法，在不断变化的行业标准中降低成本并产生增长和洞察力。
在最近的一项研究中，专家讨论了行业趋势和业务支出管理策略。该研究评估了采购自动化软件的实施方式及其对整个行业的影响。 研究称，一个趋势是越来越多的中小型企业正在考虑转向数字采购解决方案。
在本文中，我们将了解研究对已经采用数字采购的公司的发现。
该研究指出，在任何一家公司，采购的实力在很大程度上受公司如何看待采购在其整体运营中的作用的影响。
报告认为：“尽管采购的位置永远不会固定——随着公司的发展，它的重要性、功能和运营自然会发生变化——对于大多数组织而言，采购是作为战术后台中的战略武器运作的。”
根据该研究，大多数采购部门认为自己在确保公司财务稳定方面发挥着关键作用，通过培养有竞争力和受控的采购，并保持与供应商的牢固关系。
该研究表明，在各种组织用于实施电子采购软件的举措中，47% 的人发现它有助于提高对供应商数据、质量和潜在风险的可见性。与此同时，45% 的调查受访者认为该技术有助于实施可持续发展和道德采购政策，而 44% 的受访者表示他们的公司认为它也是临时劳动力/服务采购的有效工具。
研究指出，还可以利用电子采购软件将请购单、采购订单、收据和发票集成到一个系统中。
报告称：“这使用户能够在单个界面中查看整个流程，提高对交易数据的可见性，并允许将其用于增强运营。”
根据报告，基线电子采购软件模块包括申请管理、目录、订单生命周期和采购订单管理、供应商管理、收货和对账以及报告和分析。
报告指出，采购申请创建和工作流工具可以让组织更好地控制员工支出，而电子目录作为在线市场，使用户能够访问有关各种产品的广泛详细信息和有竞争力的定价信息。
在订单生命周期和采购订单管理方面，该研究表明，通过使用电子采购软件，采购订单可以使用经批准的申请文件自动创建，并将订单发送给供应商。
该报告称：“这使组织可以在整个履行过程中看到订单的状态，并简化与供应商的沟通。”
当用于供应商管理活动时，电子采购软件还可以使用先进的自助服务供应商管理工具和自助服务门户，让供应商能够与买家进行沟通。 报告称，这些工具可以让供应商接受采购订单，监督发票和付款的状态，并更新他们的资料和付款信息。
研究指出，在接收和对帐方面，致力于改善采购的组织必须权衡成本、收益和供应商绩效趋势。 电子采购软件提供的分析技术，可以让企业领导洞察到不同类型、部门、地区的支出情况，防止不必要的支出。
该研究还介绍了电子采购软件的端到端功能，称其“整体业务支出管理（BSM） 套件包含用于支出的核心交易：采购、费用管理、发票和付款。 它还包括战略采购、合同管理、临时劳动力、供应商管理和支出分析——所有这些都由跨公司的社区情报充实。”
不是每个人都选择全套套件。根据研究，申请工作流程和采购订单管理是目前使用最广泛的电子采购功能。此外，报告显示，50% 的调查受访者表示该软件在供应商信息和风险管理方面很有用，45% 的受访者认为该技术有利于他们的合同创建能力和与合同管理工具的集成。
报告称：“由于日益复杂、技术和全球化，采购部门的作用正在迅速演变和扩大，供应链管理和临时劳动力的作用日益成为采购职能。”
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