创业不仅仅是热血沸腾的创造，还有柴米油盐酱醋茶的琐碎。这是我在还没有加入创业公司时，靠想象所无法触及的体会。比如，员工内部沟通，究竟应该用什么样的 IM 软件？当我在成熟型的大公司工作时，压根就不会去思考这个问题。因为公司已经为你配置好了，自然有其他人操心。我 2012 年刚工作，入职的是一家几万人规模的事业单位。彼时微信才刚面世，大家的沟通方式主要是打电话，手机之外，人手还有一部座机。工作汇报用纸质文件。我经常会根据领导指示草拟一些报告，打印出来给领导签字后，由专门的同事去送文件，更大领导批示后，再取回来。当然，随着时代发展，任何单位都在进步。我离职的时候，老东家已经计划推行电子审批了。2014 年我加入百度时，入职第一天就安装了百度 hi，这是一个很好用的内部 IM 软件。包括很久后微信群聊才有的引用、回复等功能，百度hi 很早就有了。大概2020 年，如流就有在线文档了。但遗憾的是，我自己用文档一直不多，公司似乎也没有形成强文档氛围。还是邮件、 PPT、OKR 周报这类工具用得多一些。所以在我跳槽到上一家公司后，马上就感受到不同。文档是这家公司最重要的内部应用。几乎所有工作事项，都在文档里。内部员工之间，很少发邮件，都是互相扔文档。而且他们的内部文档系统确实好用，风格简单，操作简便，可以和 OKR 等系统无缝连接。在没有用过飞书文档之前，我以为这个文档系统是完全自研的。用了飞书文档之后，才知道是在飞书的基础上做了个性化改造。这家公司内部 IM 工具是企微，企微和文档之间有比较好的协同。最典型的是，谁给你开通了文档权限，谁评论了你的文档，在企微上马上能收到通知。但由于毕竟不是一个系统，所以从企微打开文档，还要经历一个中间页的跳转过程。在我走的时候，企微被放弃了，切换到了自研的 IM 工具。名字竟然和最初的百度 hi 一样。真有一种轮回感。介绍这么多历史情况，是想表达，当你进入一家大的单位时，针对用什么 IM 工具这件事，普通员工基本上不需要关注，有什么用什么就行了。这种“自然而然”，可能会给牛马打工人一种幻象，似乎这件事根本不重要，用什么都行。但根据我的后知后觉，其实完全不是如此。一个组织用什么样的 IM工具，实际上是非常重要的。成熟型企业若在 IM 工具的选用方面有重大改变，必然是一号工程。毕竟公司 CEO 也是 IM 工具的重要用户。更重要的是，IM 工具及配套工具的使用，对公司的内部沟通效率的影响，对公司文化的塑造，都发挥不可替代的作用。我加入“灵犀深智”的第一天，HR 让我同时开通了企微和飞书。我当时只是略微有点奇怪，但并未在意。几天后我搞明白啦。原来我们的内部聊天工具是企微，同事们基本只在企微上互相发消息，不在飞书上发消息。飞书的作用是“文档”。所有人写文档都用飞书，开会也是展示飞书文档。所以我们的企微聊天群里，会飘着各种飞书文档。当我写了一个飞书文档并@几位同事，但等了几天再打开飞书，发现同事还未读那条消息时，我第一次感觉到“麻烦”。随着文档越来越多，飞书给未付费组织的 100G 免费空间总是告警不够用，我们不得不时常删一些文档。最尴尬的时候，甚至销售同学给客户发飞书消息，因为没空间，都发不出去图片。同样要命的是，飞书免费版每个组织只能有 100 个名额，我们当时的员工数量，也快达到限额了。由于我在公司负责职能，所以我最先在一次合伙人会议上提出了这个问题，旗帜鲜明地提出，我们必须把 IM 和文档统一。我的理由是两个：第一，IM 和文档不统一，严重影响内部沟通效率。第二，飞书到了必须付费的时候了。如果付费后还是仅发挥类似 word 文档的作用，那这个费用就不值。所以要么我们放弃飞书文档，全部改用企微文档，要么我们把飞书文档和 IM 统一起来。一方主张维持现状或都用企微。最主要理由是，我们是一家 ToB公司，大部分客户都用微信，企微方便联系客户，所以企微还必须用。其次，企微暂时还不用付费，创业公司能省则省。支持飞书的一方，表示企微文档体验太差了，无法接受使用企微文档，飞书文档是刚需，付费也要用。而 IM 和文档协同的好处显而易见，所以选飞书。争执不下时，大家选择投票表决。结果是“飞书派”赢了“企微派”。灵犀深智公司正式决定，付费将 IM 工具从企微切换到飞书。对于已经有两年沉淀的一家公司来说，切换的过程并不简单。首先是要向员工进行解释说明，告知为什么要切换，不能被误解为是瞎折腾。为此我还专门写了一个文档《我们为什么要全员切飞书》来阐述切换的理由（见文末）。其次此前所有围绕企微搭建的流程，比如请假、报销、审批等，都要转移到飞书。再次，原来在企微沉淀的聊天信息，肯定无法一键转移到飞书，我们只能是尽量把聊天群和聊天截图都转过去了。还有，飞书虽然文档功能强大，但 IM 部分的有些功能实在不敢恭维。比如搜索框占据巨大的窗口面积，完全遮挡了所有聊天窗口。再比如，过于重视用户隐私了，同事手机号默认掩码展示，每查一次竟然还要给同事发个信息。还有就是原始的会话输入窗口过窄，且无法支持用户自主调节。这些问题，也只能去适应，无法改变。最后，更难的是，前面提到的，“企微派”的担忧，仍然无解。运营团队仍然要时刻守着企微，随时回应客户通过微信反馈的诉求。如果需要内部支持，还要截图转到飞书群。虽然有上述困难，我们还是坚持做了这件事。从正式决定切换的第一天起，就把企微的全员群给关闭了，展示了坚决切换的决心。如今，灵犀深智公司全员切飞书已经过去了一段时间。我仍然认为，并且更加确信，这个决定是没有错的。第一，在组织内部，文档不应该只是展示工具，而更应该是协同工具，如果文档在 IM 软件里无法预览、阅读、评论和协作，那基于文档的组织协同也就无从谈起。第二，飞书的内核确实很强大，组织是能够长期受益的。文档只是其中一面，甚至多维表格也不是其最重要的一面，“AI”才是。灵犀深智最初没有采购任何飞书的 AI 功能，但全员切飞书后，马上就有不少同事反馈要求采购智能会议纪要功能。后来我们选择购买了一个 AI 套餐，可用于智能会议纪要、知识问答、文档摘要和 aily 助手等诸多 AI 场景。一位运营同事用 aily 助手创建的一个智能体，把秒播AI 直播业务的 70 多个内部文档作为其知识库。试用后，基本能够解决内部的一些销售、新人针对秒播产品的科普类需求。当然，对飞书AI 功能的探索，我们才刚刚开始，还有很长的路要走。第三，虽然企微有连接微信的天然优势，但飞书经过这么多年的发展，也已经建立了庞大的朋友圈。所以灵犀深智切飞书以来，和TikTok 官方、抖音官方及我们的一些合作伙伴，接头和协作更方便了。可以说，有失也有得。灵犀深智全员切飞书以来，我观察到的最难改变，不是使用习惯，是思维模式。虽然我们已经全员在用飞书，但从后台来看，仍然有一些同事，只不过是换了一个“IM 工具”而已，仍然没有创建过文档，或者是只会把 word 文档和 Excel 转化为飞书在线文档。更别提，很多同学可能天天用“豆包”，但从来没有尝试用过飞书的 AI 功能（以豆包的能力为内核）。无法利用飞书的 AI 能力，把 IM、文档这一系列的工具打通。所以切换 IM 只是第一步，组织的协同，既需要组织提供工具、提要求、创造场景，也需要组织内所有人的思维转变。我在这方面就不是高手，必须加强自我学习，才能影响更多同事。最后不得不提一句，企微和飞书是企业服务市场最大的两个 IM 工具提供商。灵犀深智公司之所以切换飞书，和两大巨头对创业公司的服务模式也有一些关系。企微的服务，针对我们这样的小创业公司基本是隐遁的。没有企微服务商主动联系过我们。虽然我们也购买过企微的付费服务（腾讯会议增加时长），但并无人员前来推销，是我们自己通过官网选购的。飞书的销售体系就比较激进一些。随着我们飞书文档免费容量消耗殆尽，以及员工人数的上升，早就有飞书的代理商在不断联系我们推销付费版服务。在我们采购之后，飞书的代理商还在持续推销其人工智能服务，吃定你的态度昭然若揭。从服务角度，购买后，飞书的代理商也是随时都能联系到的，能够提供稳定的售后。灵犀深智也是 ToB公司，在这方面，我们要学习飞书的积极和全流程服务。当然，我至今也还不太理解的是，企微同样出身名门，而且有微信这个天然良港作为依托，本来是有绝对先发优势的，但实际上产品的总和竞争力是不如飞书的，连“文档”这个看似没有那么难的功能都没有做好。想来也是很令人遗憾的。
附：《我们为什么要全员切飞书》
各位同学，首先向大家同步一个决定：公司将于 X月 X 日，将组织内的 IM 和文档统一切换为飞书。公司将为所有员工配置付费版的飞书商业标准版。
这个决定经过了慎重的考虑，甚至激烈的讨论。在这里也把主要的一些考虑点和切换的安排同步给大家。
免费版飞书文档容量不够用是最现实的因素
飞书云文档是很多同学的刚需，我们当前使用的飞书免费版，一个组织只有 100G的容量，很容易就用尽。所以为了拓展空间，我们现在同时用了三个公司主体在飞书上建了三个组织，但空间仍然不够用，需要经常删内容，以致于一些知识无法沉淀下来。而且，新造成的问题是，飞书不同组织之间很难交互，这影响了同学们之间的协作。
免费版的飞书，每个组织，只能容纳100 名员工，再增加员工无法加入组织。
购买付费商业标准版后，组织人数的上限是 500 人，而且有 1.5T 的容量（可单独购买扩容服务）。
为什么要把 IM 和文档合并到一起？
长期以来，我们公司的 IM（企微）和文档（飞书）是隔离的。这种使用方式下，飞书文档的协作作用很难发挥，更多是扮演编辑器和展示板的作用。
IM也切换为飞书后，同学们在日常办公时使用飞书，就能实时收到飞书文档的各项通知，比如谁为你开通了文档权限，谁在文档内@你了，谁评论、点赞了你的文档等。
由于 IM 和文档隔离，我们可以想象，必然有一部分同学在本该写文档的场景，选择使用IM 沟通。IM 固然简单高效，但大量的信息很容易被淹没掉，进而被遗忘，组织因此就会损失掉一些知识积累，导致一些问题要重复讨论。同样重要的是，IM 里说一句话是简单的，但组织一个文档是需要更多思考的，能把一件事说得更清楚。
飞书除了文档之外，还有多维表格等公认的，对组织提效有帮助的工具，目前同学们几乎不用。当 IM 这个牵引力最强的组件转移到飞书之后，同学们必然能够挖掘和使用更多飞书的功能，给组织提效。
付费和切换后，我们应该如何更好使用飞书？
关于开会：公司倡导“无文档，不开会”、“有文档，不讲解”。短期倡导+长期要求，我们的绝大部分会议，都应该是文档驱动的，能在文档里解决的事情，甚至就不需要开会了。在开会前，参会的人应该已经读完文档了，开会就可以聚焦在解决文档的问题上。
关于协作：文档的一大功能是协作。一个持续的项目，可以有主文档，然后再有 weekly report 文档，再有每个 owner 关于进展的文档。每个文档中都可以定向呼喊和回应协作方，实现互动和留痕。文档之间可以互相引用，让背景信息更容易被串联起来。
关于沉淀：值得沉淀的内容，应该都形成文档沉淀下来。然后 IM 和文档统一之后，在 IM 的搜索框，就能够搜索到组织内公开的，或者你有权限的，历史沉淀文档的信息。这样后进来的人，就可以学习前面的经验，避免重复造车。
既然花钱了，就要“享受”服务，所以我们对于飞书，要“物尽其用”。
绝对不是 IM 迁移这么简单，更重要的是，要利用飞书，给我们的组织提效。
除了文档之外，对其他功能的使用也一样，核心目标之一，就是给组织提效。
未来公司会考虑不时公布同学们的飞书使用数据，也可能和绩效评估去做一些关联。但请相信，这部分不会迷信数字，所以不用表演使用飞书，还是要真正使用飞书。
全员IM 切飞书，我们的客户维护怎么办？
这是讨论切飞书时，争论最激烈的问题，也是暂时没有最佳解决方案的问题。毫不避讳地说，就是切飞书的负面。
运营方面：需要辛苦运营同学，若能引导客户切飞书，尽量引导。若不能引导，也尊重客户，继续在企微服务客户。需要其他同学支持的，请以截图等方式转到飞书 IM 寻求支持。
商务和销售方面：付费版的飞书，全员都有足够用的视频会议权限，最长24 小时，所以建议逐步引导客户使用飞书会议开会。如果客户不接受，公司给部分同学已购买的腾讯会议权限仍然可用。来年是否续费，再议。
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修改于2025年12月21日
